Das war’s.
In 10 Beiträgen ging es um Projektmanagement aus einer etwas anderen Perspektive. Nicht MS-Projects, Mengengerüste und Terminplanung standen im Vordergrund, sondern die Menschen und die Umstände in Projekten. Wenn Sie sich den einen oder anderen Gedanken machten, überrascht Parallelen entdeckten und/oder ein Thema vertiefen, freut mich das. In diesem Sinn gibt es hier noch einmal die Übersicht und dann Happy New Project 2010!

Wie im Sport und doch anders

Wie im Sport entscheidet am Schluss das Team auf dem Feld über Niederlage oder Sieg. Der Unterschied zum Sport aber ist, im Projekt stehen sich nicht zwei Teams gegenüber, die um den Sieg kämpfen. Es gibt keinen Verlierer und Sieger. Im Projekt ist es ein Team, dass gemeinsam eine Aufgabe erfolgreich zu Ende führen will. Hinweg über Abteilungen und Firmen.

Wer ein solches Team zum Erfolg führen will, sollte erkennen, dass es mehr als MS-Projekt, detaillierte Anforderungsprofile und Milestones gibt. Er sollte lernen, dass die Frage nach dem wer eine besondere Bedeutung hat.

Wer die Wer-Frage stellt, kommt schnell zum “Anführer-Thema”. In jedem Projekt finden Sie Alpha-Männchen, die um die Vorherrschaft kämpfen und dabei ihr Macho-Gehabe oft über den Projekterfolg setzen. Es lohnt sich zu lernen, wie man aus der Alpha-Falle raus kommt. Denn Alpha-Männchen, die miteinander zurechtkommen, heben manchmal die Welt aus den Angeln.

Anmerkung: Wenn ich in der männlichen Form schreibe, sind damit auch die Frauen gemeint. Die Texte sind geschlechtsneutral. Die männliche Form ist schlicht gewohnter. Ich habe nämlich nichts gegen Frauen in Projekten. Im Gegenteil. Frauen bringen oft allein durch ihre Anwesenheit Ruhe und Konzentriertheit in ein Projekt.

Wenn wir schon bei Frauen sind, wie ist das mit der Kommunikation ;-) Hier stelle ich mich eindeutig auf den Standpunkt, nicht mehr Kommunikation ist gefragt, bessere Kommunikation bringt ein Projekt weiter. Mehr Kommunikation kann im richtigen Moment dennoch wichtig sein: in der Projektkrise.

Kommunikation ist aber nicht alles. Oft gibt es in Projekten Verhaltensweisen, die den Erfolg massiv gefährden. Projektteilnehmer, die die Gefahren erkennen und beseitigen, sind in jedem Projekt Gold wert. Das ist so wichtig, dass wir hierfür zusätzlich einen Übungsartikel haben.

In dieser Serie geht es darum, Projekte besser zu verstehen, Gefahren zu erkennen und die richtigen Schlüsse zu ziehen, damit Projekte einfacher, angenehmer und besser abgeschlossen werden. Trotzdem gibt es eine eigenwillige Dynamik in Projekten. Und so muss man einen Abbruch manchmal einfach sportlich nehmen.

Womit wir wieder beim Sport sind. Es gibt Einzelsportarten und es gibt Teamsportarten. Projekte sind immer nur im Team zu gewinnen. Da ist es hilfreich, wenn Sie wissen, wie Sie ein Erfolg versprechendes Team zusammenstellen.

In diesem Sinn komme ich zum Schluss unserer Serie. Wenn Sie ein tolles Projektteam haben, pflegen Sie es. Sie müssen es nicht mit Schokolade und Witze reissen motivieren. Spass ist nicht zwingend etwas, dass Menschen motiviert. Sonst hätten wir bestimmt keine Müllmänner, die an Weihnachten unseren Abfall aufräumen und Ärzte, die morgens um 4:20 Notfalloperationen durchführen. Viel wichtiger ist, dass Ihre Projektmitarbeiter einen Sinn in ihrer Arbeit sehen.

Geht es in einem Projekt hektisch zu und her, kann etwas “blödlen” die Stimmung dennoch auflockern und den Blick wieder einmal zu Recht rücken. Setzen Sie auch das beste Schmiermittel in Projekten ein: aufrichtige Wertschätzung. Danken Sie Ihren Mitarbeitern auch einmal für geleistete Arbeit.

So möchte ich mit einem Dankeschön abschliessen. Viele Beschreibungen und Geschichten in dieser Serie kamen aus realen Projekten. In den letzten 16 Jahren durfte ich tolle Leute kennenlernen und ein wunderbares Team für unsere Firma gewinnen. Ich bedanke mich bei allen, mit denen ich je in einem Projekt zusammenarbeiten durfte, freue mich auf kommende Projekte und wünsche allen Lesern und Leserinnen einen guten Rutsch ins neue Jahr und viel Erfolg mit euren Projekten im 2010.

Sie will Kinder, er möchte das gemeinsame Leben so weiterführen, wie bis anhin. 5 Jahre waren sie ein glückliches Paar, doch am Jahresende kommt es zur intensiven Aussprache. Obwohl beide finden, sie gehören zusammen, stimmt die Konstellation der beiden nicht mehr. Das “Projekt Beziehung” wird abgebrochen und beide gehen getrennte Wege. Michael Mary beschreibt in der Kontext-Sendung die eigenwillige Dynamik von Paarbeziehungen. Auch Projekte folgen manchmal einer eigenwilligen Dynamik. Die Konstellation kann manchmal stärker sein, als die Teilnehmer es sind und ein Projekt scheitert, obwohl es erfolgreich hätte ausgehen können.

Von den etwa 500 Projekten, die wir in den letzten 16 Jahren umsetzten, gab es eine Handvoll, die abgebrochen wurden, weil die Konstellation nicht stimmte. Die Schuldfrage musste man gar nicht stellen, weil wie im obigen Beispiel es keine Schuldigen gibt.

Von der Website, die in 4 Tagen fertig sein musste – aber nie online ging
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Mit Spielen in Projekten ist nicht Solitair oder eine Runde Minigolf nach Feierabend gemeint. Es sind diese kleinen Spielchen, die Erwachsene tagtäglich mehr oder weniger bewusst spielen und meist mit einem unguten Gefühl enden. Ein typisches Spiel wird aus der Opferposition heraus begonnen mit dem „Ruf nach Hilfe“. Beteiligte können in dieses Spiel einsteigen und Vorschläge zur Lösung anbieten („Warum machst du nicht …?“). Das Opfer hält aber seine Position aufrecht, indem es die Vorschläge abwertet („Ja, aber …“). Die Überzeugung „Ich bin hilflos“ wird durch dieses Spiel aufrechterhalten und bestätigt.

Der Termin ist unmöglich

Immer wieder beobachte ich, wie in Firmen und Projekten das Dramadreieck gespielt wird. Der Chef stampft in die Runde und gibt ein hochgestecktes Ziel aus (Täter/Verfolger). Der Projektleiter stimmt zu, und sobald der Chef das Büro verlässt, ruft der Projektleiter „der Termin ist unmöglich“ (Opfer). Ist man kurz vor Projektende und sehen alle, dass die Ambitionen zu hoch waren (vielleicht hat man auch zu viel Zeit mit lamentieren verbracht) kommt dann der Chef mit dem Kunden überein, o.k. wir können auch mit weniger oder später ist auch gut (Retter). Wenn in einer Firma dieses Verhaltensmuster zur Norm wird, müssen Sie nie mehr mit Projekten rechnen, die in der Zeit, in der Leistung und im abgemachten Kostenrahmen fertig werden.

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7 Fussballstürmer, 2 Mittelfeldspieler und 3 Torwarte spielen mit dem Golfschläger auf dem Tennisplatz Schach. In etwa so sehen Projektteams oft aus. Was im Sport die selbstverständlichste Sache der Welt ist, Teams mit Mitarbeitern nach deren Fähigkeiten zusammenzustellen, erlebte ich in den letzten 16 Jahren im Projektgeschäft fast nie. Dabei gehörten zu unseren Kunden Namen wie Credit Suisse, Migros, Nestlé, Post, Ringier, SBB, SF, Swissair und Swisscom. Viel mehr macht es den Anschein, als ob in Projekten maximal die formale Ausbildung zu einer Rollen Einteilung führt. Oft kann man nur hoffen, dass die einzelnen Leute gut sind und man irgendwie zum Erfolg kommt.

Zugegeben, es ist eine Herausforderung, ein gutes Team zusammenzustellen. Im Gegensatz zum Fussball gibt es keine wöchentlichen Spiele im Fernsehen, bei denen man sich etwas abgucken kann. Es gibt auch kein Panini-Album von erfolgreichen Projekt-Teams, bei denen man schon als Kind lernt, welche Positionen in einem erfolgreichen Team zu besetzen sind. Es stellt sich die Frage: Wie findet man da heraus, welche Positionen es in Teams gibt und was ist bei der Zusammensetzung wichtig?

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André Morys von der Web Arts AG in Bad Homburg beschäftigt sich intensiv mit Konversionsraten in Onlineshops und bezieht dabei auch Forschungsergebnisse aus der Neurologie mit ein.

In seiner Serie zu den 7 Ebenen der Konversion veröffentlichte er kürzlich eine spannende Zusammenfassung – ebenfalls veröffentlichte er eine sehr interessante Checkliste mit 32 Wegen zu einer besseren Conversion-Rate zum Download, welche ich jedem Shopbetreiber empfehlen kann.

Nachfolgend der Überblick über die 7 Ebenen der Konversion – mit freundlicher Genehmigung der Web Arts AG:

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Warum ist am Ende der Projektzeit oft noch so viel Projekt übrig? Was machen? Manche kommen auf die glorreiche Idee: „Wir stellen mehr Leute für das Projekt zur Verfügung“. Doch damit richten sie oft den grösseren Schaden an. Die bestehenden Projektteilnehmer müssen neue Mitarbeiter einarbeiten. Es geht Zeit mit Kennenlernen, Sitzungen und Abstimmungsdiskussionen verloren. Bis die neuen Mitarbeiter effektiv im Projekt mitarbeiten, ist der Termin längst durch und es brennt an einem anderen Ort, weil dort die Leute fehlen…

Es ist ein wenig wie in der Dusche. Eine Dusche benötigt etwas Zeit, bis das Wasser heiss ist. Der Heisswasserhahn wird immer weiter aufgedreht, weil das Wasser am Anfang kalt ist. Schliesslich kommt kochend heisses Wasser aus der Dusche. Hier fand eine zeitliche Verzögerung statt, die dann oft zur Überreaktion führt. Auch im oben beschriebenen Projekt gibt es die zeitliche Verzögerung. Bis die neuen Mitarbeiter im Projekt drin sind, vergeht wertvolle Zeit. Ressourcenplanung ist darum eine besondere Herausforderung für Projektleiter. In der Softwareentwicklung kann man nicht beliebig neue Leute hinzufügen und erwarten, dass es einen unmittelbar positiven Effekt hat. Im Gegenteil, sie verlangsamen kurzfristig die Projektfortschritte und bringen das gesamte Projekt ins Schwanken.

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Das neue Jahr wird spannend im Smartphone Markt. Heute führt Blackberry das Game noch an. RIM verkauft 10 Mio Blackberries, Apple 7.4 Mio iPhones. Die RIM Geräte haben ihre eigene Attraktivität von Push-E-Mail und Tastatur kombiniert mit optischer Schönheit. Android Phones, zu Beginn noch hässlich, verschönern sich mit jedem neuen Telefon und Anbieter.  Das iPhone ist immernoch der Klassiker mit eine extremen Wachstum. Das iPhone Appmarkt wächst schneller als die gesamte Andoid-Basis.

Microsoft belegt im US-Markt immer noch den dritten Platz hinter Blackberry und dem iPhone, wächst aber nicht mehr. Andoid ist zwar noch abgeschlagen, es könnte aber sein, dass bis Ende Jahr mehr Andoid Telefone auf den Markt kommen als Telefone mit anderen Betriebssystemen.

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Systemtheorie – bei der ersten Begegnung hielt ich das ganze für akademisches Gesülze ohne praktischen Mehrwert. War ich naiv. Ein Haufen Projekte später und mit einem etwas mehr gefüllten Erfahrungsrucksack begegnete mir die Systemtheorie erneut. Im Buch die fünfte Disziplin erklärt Peter M. Senge, wie Systemarchetypen soziales Verhalten beeinflussen. Die Wirkung auf den Projekterfolg ist enorm.

Bis jetzt schauten wir vorwiegend darauf, wie Menschen in Projekten miteinander kommunizieren. Was passiert, wenn Alphatiere sich ins Gehege kommen. Warum wir nicht mehr, sondern besser kommunizieren sollten und das sich im Krisenfall mehr Kommunikation doch lohnt. In der zweiten Hälfte unserer kurzen Serie zum Projektmanagement möchte ich die Perspektive erweitern und das Ganze mehr aus der „Lego-Perspektive“ ansehen. Also, wie Projektteams zusammengebaut werden und wie sie miteinander funktionieren und was für Auswirkungen einzelne Aktionen haben. Immer noch mit dem Fokus, nicht das wie oder das was ist entscheidend, sondern das wer.

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Folge deinem Projekt, aber lasse dich nicht vom Projekt verfolgen

In diesem Sinn geniesst die Festtage.

Im Artikel “Projektanfänger: wir müssen mehr Kommunizieren” stelle ich die These auf, dass wir nicht mehr, sondern besser kommunizieren müssen. Es gibt aber eine grosse Ausnahme – in der mehr Kommunikation meist besser oder oft sogar zwingend ist. In der Projektkrise. Zugegeben, dann kommuniziere auch ich schlecht, meist zu spät, zu wenig, zu inkonsequent. Wer in der Projektkrise zuwenig Kommuniziert verspiele ich unnötig Vertrauenspunkte. Das wichtigste Währungsmittel im Projekt.

Steckt ein Projekt dick in der Bredouille, gibt es verschiedene Reaktionen. Die einen ziehen sich ins stille Kämmerlein zurück und hoffen, dass der Sturm ohne ihr Zutun vorüberzieht. Andere sind solch hoffnungslose Optimisten, dass sie statt einem halb vollem Glas die Perspektive wechseln und dann ist das Glas nicht nur halb voll, sondern fast schon am Überlaufen. Sie halten es nicht für nötig zu kommunizieren und ein mittelschweres Problem artet bei den anderen Teammitgliedern zur mittleren Katastrophe aus. Nur weil der Projektverantwortliche ein ernsthaftes Thema als „Peanuts“ abtut und eine Reaktion ausbleibt. Ich gehöre zur letzteren Sorte und das hat mir schon oft ein Bein gestellt.

Aus dem Alltag

Was „Nicht-Kommunikation“ in der Krise bewirken kann, möchte ich an einem vereinfachten Beispiel zeigen. Für einen Kunden war Donnerstagabend die absolute Death Line der Onlineschaltung. Uns blieb eine Woche Zeit – genügend Zeit. Die wichtigste Arbeit für die Onlineschaltung war ein Import von Daten, die laut dem Kunden mehrheitlich fixfertig bereit stehen. Ich rechnete für den Import 1 Tag und dass wir die Daten am Montag vom Kunden erhalten, von dem auch der Kunde ausging. Ich versprach ihm: „In einer Woche sind wir online“. Am Tag nach meinem Versprechen stellte ich fest, dass die Daten wild verstreut beim Kunden herumlagen. Niemand hatte beim Kunden auch nur annähernd ein vollständiges Set, geschweige denn die Zeit, für uns die Daten aufzubereiten. Aufgrund meines Versprechens übernahmen wir die Aufbereitung der Daten. Hier hätte ich zum ersten Mal einhacken müssen und mich melden sollen: „Termin in Gefahr, wir übernehmen“. Stattdessen hatte ich am Dienstag am Telefon gesagt: „Ja wir bereiten die Daten auf und importieren. Wenn alles klappt, sind wir morgen fertig, im Notfall wird es Donnerstag“.

Es kam, wie es kommen musste. Die Daten waren erst Mittwochabend vollständig fertig (ich hackte intern zu wenig nach, um zu sehen, dass es viel mehr Arbeit war). Am Donnerstag zickte der SQL-Server und bei uns gab es eine Nachtschicht, damit am Freitag halbwegs was da stand. Morgens um 5:00 sendete ich nur ein kurzes Mail: „Import mühsam, wir sind dran“. Beim Kunden entstand ein kurzes Drama. Für ihn war der Termin nicht eingehalten, ich kommunizierte nur: „Import gibt Probleme“ und für den Kunden waren wir wegen dem Import zu spät. Obwohl der Importvorgang nur 1 ½ Tage beanspruchte und wir die meiste Zeit mit Arbeit verbrachten, die der Kunde hätte liefern müssen. Statt Fanfaren, Lorbeeren und einem Dankeschön ernteten wir ein: „Ihr habt versagt“.

Wer in einer Krisensituation nicht kommuniziert, verschenkt Vertrauenspunkte. Wie viel anders wäre es gewesen, wenn ich am Montag gemeldet hätte: „Daten sind nicht vorhanden. Termin unmöglich. Wir helfen euch“. Am Dienstag: „Wir bereiten Daten auf, hierzu machen wir xxx. Termin bleibt kritisch. Bitte bereitet euch auf Dienstag vor“. Donnerstagmorgen: „Statt wie ursprünglich geplant am Dienstag mit dem Import zu beginnen, können wir erst jetzt starten. Wir werden am Dienstag online sein“. Um dann am Freitag zu melden: „Wir waren schneller und können statt 3 Tage später, heute online gehen. Weil aber Freitag ist und am Wochenende niemand arbeitet, empfehlen wir die Onlineschaltung sicherheitshalber erst am Montag“. Der Kunde hätte gesehen, dass wir seinen Job erledigen, uns für seinen Erfolg einsetzen und er hätte dies bestimmt entsprechend gewürdigt.

Menschen

In der obigen Situation habe ich bei der wie und was Frage versagt. Wie kommuniziere ich im Krisenfall richtig und was muss ich tun. Statt selbst einen Eintrag zur richtigen Krisenkommunikation im Projekt zu schreiben, möchte ich die Wer-Frage stellen. Ich bin überzeugt, im Internet-Briefing haben wir kompetentere Personen, die in solchen Fällen besser reagieren als ich. Es wäre toll, wenn dieser Beitrag von einer solchen Person gemacht werden kann.

In einem früheren Artikel gab ich folgenden Tipp:

Damit Sie überzeugend argumentieren, sollten Sie verstehen, wie die Anderen funktionieren, was sie motiviert und welche Ziele sie verfolgen.

Ich möchte diesen ergänzen:

Seien auch Sie selbst offen, für andere Meinungen, Bedenken und Ideen und fordern Sie diese aktiv ein. Damit verbessern Sie die Chance für den Projekterfolg.

In diesem Sinn: kommentieren Sie, erzählen Sie von Ihren Erfahrungen, erheben Sie Einspruch und verbessern Sie mich. Mit der Kommentarfunktion geht es ganz einfach. Und wenn wir einen Beitrag zur richtigen Krisenkommunikation im Projekt von einem anderen Mitglied auf dem Blog sehen – Daumen hoch. Wer keinen Zugang zum Blog hat, soll sich bei Reto melden.

Teil 1: Der Kunde ist König und warum Projekte scheitern
Teil 2: Alphatiere bringen noch jedes Projekt zu Fall
Teil 3: Frauen im Projekt – warum nicht?
Teil 4: Projektanfänger: Wir müssen mehr kommunizieren