Im Artikel “Projektanfänger: wir müssen mehr Kommunizieren” stelle ich die These auf, dass wir nicht mehr, sondern besser kommunizieren müssen. Es gibt aber eine grosse Ausnahme – in der mehr Kommunikation meist besser oder oft sogar zwingend ist. In der Projektkrise. Zugegeben, dann kommuniziere auch ich schlecht, meist zu spät, zu wenig, zu inkonsequent. Wer in der Projektkrise zuwenig Kommuniziert verspiele ich unnötig Vertrauenspunkte. Das wichtigste Währungsmittel im Projekt.

Steckt ein Projekt dick in der Bredouille, gibt es verschiedene Reaktionen. Die einen ziehen sich ins stille Kämmerlein zurück und hoffen, dass der Sturm ohne ihr Zutun vorüberzieht. Andere sind solch hoffnungslose Optimisten, dass sie statt einem halb vollem Glas die Perspektive wechseln und dann ist das Glas nicht nur halb voll, sondern fast schon am Überlaufen. Sie halten es nicht für nötig zu kommunizieren und ein mittelschweres Problem artet bei den anderen Teammitgliedern zur mittleren Katastrophe aus. Nur weil der Projektverantwortliche ein ernsthaftes Thema als „Peanuts“ abtut und eine Reaktion ausbleibt. Ich gehöre zur letzteren Sorte und das hat mir schon oft ein Bein gestellt.

Aus dem Alltag

Was „Nicht-Kommunikation“ in der Krise bewirken kann, möchte ich an einem vereinfachten Beispiel zeigen. Für einen Kunden war Donnerstagabend die absolute Death Line der Onlineschaltung. Uns blieb eine Woche Zeit – genügend Zeit. Die wichtigste Arbeit für die Onlineschaltung war ein Import von Daten, die laut dem Kunden mehrheitlich fixfertig bereit stehen. Ich rechnete für den Import 1 Tag und dass wir die Daten am Montag vom Kunden erhalten, von dem auch der Kunde ausging. Ich versprach ihm: „In einer Woche sind wir online“. Am Tag nach meinem Versprechen stellte ich fest, dass die Daten wild verstreut beim Kunden herumlagen. Niemand hatte beim Kunden auch nur annähernd ein vollständiges Set, geschweige denn die Zeit, für uns die Daten aufzubereiten. Aufgrund meines Versprechens übernahmen wir die Aufbereitung der Daten. Hier hätte ich zum ersten Mal einhacken müssen und mich melden sollen: „Termin in Gefahr, wir übernehmen“. Stattdessen hatte ich am Dienstag am Telefon gesagt: „Ja wir bereiten die Daten auf und importieren. Wenn alles klappt, sind wir morgen fertig, im Notfall wird es Donnerstag“.

Es kam, wie es kommen musste. Die Daten waren erst Mittwochabend vollständig fertig (ich hackte intern zu wenig nach, um zu sehen, dass es viel mehr Arbeit war). Am Donnerstag zickte der SQL-Server und bei uns gab es eine Nachtschicht, damit am Freitag halbwegs was da stand. Morgens um 5:00 sendete ich nur ein kurzes Mail: „Import mühsam, wir sind dran“. Beim Kunden entstand ein kurzes Drama. Für ihn war der Termin nicht eingehalten, ich kommunizierte nur: „Import gibt Probleme“ und für den Kunden waren wir wegen dem Import zu spät. Obwohl der Importvorgang nur 1 ½ Tage beanspruchte und wir die meiste Zeit mit Arbeit verbrachten, die der Kunde hätte liefern müssen. Statt Fanfaren, Lorbeeren und einem Dankeschön ernteten wir ein: „Ihr habt versagt“.

Wer in einer Krisensituation nicht kommuniziert, verschenkt Vertrauenspunkte. Wie viel anders wäre es gewesen, wenn ich am Montag gemeldet hätte: „Daten sind nicht vorhanden. Termin unmöglich. Wir helfen euch“. Am Dienstag: „Wir bereiten Daten auf, hierzu machen wir xxx. Termin bleibt kritisch. Bitte bereitet euch auf Dienstag vor“. Donnerstagmorgen: „Statt wie ursprünglich geplant am Dienstag mit dem Import zu beginnen, können wir erst jetzt starten. Wir werden am Dienstag online sein“. Um dann am Freitag zu melden: „Wir waren schneller und können statt 3 Tage später, heute online gehen. Weil aber Freitag ist und am Wochenende niemand arbeitet, empfehlen wir die Onlineschaltung sicherheitshalber erst am Montag“. Der Kunde hätte gesehen, dass wir seinen Job erledigen, uns für seinen Erfolg einsetzen und er hätte dies bestimmt entsprechend gewürdigt.

Menschen

In der obigen Situation habe ich bei der wie und was Frage versagt. Wie kommuniziere ich im Krisenfall richtig und was muss ich tun. Statt selbst einen Eintrag zur richtigen Krisenkommunikation im Projekt zu schreiben, möchte ich die Wer-Frage stellen. Ich bin überzeugt, im Internet-Briefing haben wir kompetentere Personen, die in solchen Fällen besser reagieren als ich. Es wäre toll, wenn dieser Beitrag von einer solchen Person gemacht werden kann.

In einem früheren Artikel gab ich folgenden Tipp:

Damit Sie überzeugend argumentieren, sollten Sie verstehen, wie die Anderen funktionieren, was sie motiviert und welche Ziele sie verfolgen.

Ich möchte diesen ergänzen:

Seien auch Sie selbst offen, für andere Meinungen, Bedenken und Ideen und fordern Sie diese aktiv ein. Damit verbessern Sie die Chance für den Projekterfolg.

In diesem Sinn: kommentieren Sie, erzählen Sie von Ihren Erfahrungen, erheben Sie Einspruch und verbessern Sie mich. Mit der Kommentarfunktion geht es ganz einfach. Und wenn wir einen Beitrag zur richtigen Krisenkommunikation im Projekt von einem anderen Mitglied auf dem Blog sehen – Daumen hoch. Wer keinen Zugang zum Blog hat, soll sich bei Reto melden.

Teil 1: Der Kunde ist König und warum Projekte scheitern
Teil 2: Alphatiere bringen noch jedes Projekt zu Fall
Teil 3: Frauen im Projekt – warum nicht?
Teil 4: Projektanfänger: Wir müssen mehr kommunizieren

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