Projektanfänger: Wir müssen mehr kommunizieren
19. Dezember 2009
Es mag etwas böse klingen, aber wenn jemand im Projekt sagt: „Wir müssen mehr kommunizieren“ ziehen sich bei mir die Augenbrauen zusammen, in der Magengegend kommt ein flaues Gefühl auf und ich muss meist einen sarkastischen Kommentar runter schlucken. Mehr kommunizieren, ist das Letzte, was wir in einer Welt brauchen, die vollgestopft ist mit Sitzungen, CC-Mails und Twitter. Es genügt, wenn wir besser kommunizieren.
Wer mit wem macht den Unterschied
Kennen Sie das? Projektteams debattieren stundenlang, wie unvernünftig die Geschäftsleitung ist, dass die Ziele absolut unrealistisch sind, die da oben keine Ahnung haben und Mayer fährt wieder einmal in die Ferien, wenn Hochbetrieb herrscht. Wollen Sie da wirklich mehr Kommunikation? Besser ist es, wenn sie solche Diskussionen als dass entlarven, was sie sind: Geschwätz. Zwischendurch ist Geschwätz nötig und trägt zur Psychohygiene bei. Fallen Projektteams aber ins Schwatzen, statt die Realisierung der Ziele anzupacken oder der Geschäftsleitung klar zu machen, dass die gesetzten Ziele unrealistisch sind, wird kein Projekt in der gewünschten Zeit fertiggestellt.
Von der Transaktionsanalyse über Debattierstile zu den Verhandlungstypen
Im obigen Beispiel kommunizieren die Projektteilnehmer im kritischen Eltern-Ich. Diese Bezeichnung kommt aus der Transaktionsanalyse, einem Zweig der Psychoanalyse. Die TA hilft uns zu verstehen, wie wir miteinander kommunizieren. Dazu hat sie 5 Ich-Zustände definiert, auf denen wir sprechen. Wenn Sie einmal verstehen, wie sich die verschiedenen Kommunikationskanäle auf Projekte auswirken, hilft dies enorm, die nutzlosen Diskussionen zu eliminieren und mit Fragen/Feststellungen die nutzbringenden Diskussionen in Bewegung zu bringen. Dann wird statt über die unrealistischen Ziele darüber debattiert, ob die Ziele tatsächlich unrealistisch sind und welche Alternativen es gibt.
Stellen Sie sich vor, statt einer 60 Minuten Bla-Bla-Diskussion wird ernsthaft über mögliche Alternativen gesprochen. Und stellen sie sich vor, diese Alternativ-Lösungen werden der Geschäftsleitung vorgetragen. Welche Geschäftsleitung zieht da nicht mit?
Ein guter Start die Transaktionsanalyse kennen zu lernen, ist diese Beschreibung und dieser Selbsttest. Lernen Sie sich selbst besser kennen und versuchen Sie, durch Beobachtung herauszufinden, wie in ihrem Projekt diskutiert wird. Sind es vor allem langatmige, wiederholende kritische Eltern-Ich’s die da schwatzen oder sind es ergebnisorientierte Diskussionen auf der Ebene des Erwachsenen-Ich.
Kleiner Tipp zwischendurch
Ingenieure entwerfen geniale Produkte, CEO’s fällen weise Budgetentscheidungen, die Produktion setzt zuverlässig das Produkt um und die Marketingabteilung plant einen Geniestreich zur Einführung. Das Produkt muss ein Erfolg werden. Jetzt wird die Verkäufertruppe auf die Kunden losgelassen. Die Grenadiere einer jeden Firma.
Erfolgreiche Verkäufer lernen in der Schlacht um Kunden eine Lektion sehr schnell: Der Köder muss dem Fisch und nicht dem Angler schmecken. Diese Regel sollten Sie auch in jeder Projektdiskussion immer präsent halten. Damit Sie überzeugend argumentieren, sollten Sie verstehen, wie die Anderen funktionieren, was sie motiviert und welche Ziele sie verfolgen. Aber aufgepasst – manchmal gibt es Leute, an denen Sie sich die Zähne ausbeissen. Da finden Sie auch nach langem Suchen nicht den richtigen Köder.
Mann nervte mich der eine Blogger
Nicht wegen seinen Ansichten oder wegen seiner Person. Im Gegenteil, ich finde ihn ganz o.k. und mir gefällt sein Blog-Einsatz. Aber so etwas von stur, wie er ist, sah und sehe ich selten. Meist schreibt er Provokant und in den folgenden Diskussionen verschliesst er sich Andersdenkenden vollständig. Nicht nur meinen Ansichten ;-)
Normalerweise mache ich nach kurzer Zeit einen grossen Bogen um solche Leute. Aber bei ihm wollte ich es wissen. So versuchte ich über einen längeren Zeitraum durch Beobachtung, mit Kommentaren, Argumentationen und Hinweisen herauszufinden, wie er funktioniert. Warum verschliesst sich ein intelligenter Mensch vollständig guten Gegenargumenten. Kurz bevor ich aufgab, kam mir das Buch Komm zum Punkt zwischen die Finger. Und ich verstand ihn! Er gehört zu den Meinungs-Diskutierern. Ihm geht es weniger um Tatsachen, viel wichtiger für ihn ist, dass er seine Meinung durchsetzen kann. Wie dieser Typ im Buch beschrieben ist:
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Kern des Denkmusters “Meinen” sind Überzeugungen. Im Unterschied zu Tatsachenbehauptungen sind Meinungsäusserungen nicht beweisbar. “Städtereisen sind die beste Form von Urlaub” ist eine Meinungsäusserung – sie ist nicht beweisbar. Verschiedene Menschen sehen das anders. Um jemanden zu einer Überzeugung zu bringen, sind keine Beweise nötig, sondern Argumente. Wer im Denkmuster “Meinen” denkt, hält seine Auffassung gerne für “richtig”. Obwohl “richtig” und “falsch” Kategorien aus dem Denkmuster “Wissen” sind. Und hier liegt das Problem der meisten Anhänger von Meinungen: Sie beanspruchen die Beweisbarkeit ihrer Ansichten für sich, und entsprechend erbittert sind Meinungskämpfe oft.
Diese Spezies findet man in konzentrierter Form freitagabends im Schweizer Fernsehen, dann, wenn Politiker ihrem fröhlichen Schlagabtausch frönen. Sollten sie das nächste Mal die Arena schauen, achten sie bewusst darauf, wie wenig die Politiker auf die Aussagen der Anderen eingehen. Stattdessen verteidigen sie hartnäckig ihre ein bis zwei Positionen. Damit kann man Abstimmungen gewinnen, Waffenexport sichert Arbeitsplätze, und Projekte zielsicher zum Scheitern bringen.
Der vollständigkeitshalber. Es gibt die Wissens-Denker, welche nach beweisbaren Fakten suchen. Die Glaubens-Denker, die eine religiöse Überzeugung haben und weder beweisbar noch argumentierbar ist. Und die Fühlen-Denker, die sich auf ihren Bauch und ihre Intuition verlassen.
Jede dieser Denkarten hat Vor- und Nachteile. Zu erkennen, wie man selbst denkt und wie die anderen Projektteilnehmer denken, hilft das Verständnis untereinander zu fördern.
Ich sage ja aber meine Nein
Gut schweizerisch erreichten Sie einen Kompromiss. Sie achteten auf die Dynamik zwischen den Alphatieren, zogen Frauen im Projekt mit ein und berücksichtigten die verschiedenen Kommunikationsstile – aber irgendwie, trotzt vertraglicher Abmachung, wehren sich die Einen gegen die Einhaltung der Abmachungen.
Dazu empfehle ich Ihnen eine vergnügliche Lektüre: Verhandeln nach Drehbuch. Auch hier finden Sie wieder verschiedene Grund-Typen mit unterschiedlichem Verhandlungsverhalten. Was sind Projekte anderes, als andauernde Verhandlungen um Ziele, nächste Schritte und Aufgabenverteilung? So brauchen gewisse Leute den grossen Auftritt. Lassen Sie ihnen diesen und nutzen Sie die Gelegenheit, dass sie sich dabei auf ihre eigenen Aussagen verpflichten. Wiederum andere brauchen Konsistenz und Integrität. Bei diesen Personen kann ein nicht eingehaltenes Versprechen irreparablen Schaden anrichten. Ganz anders bei den freiheitsliebenden Typen, diese helfen Ihnen gerne aus der Patsche. Aber wehe, sie versuchen, einen Freiheitstypen vertragliche Fesseln anzulegen. Dann wendet er mehr Energie dafür auf, aus dem Vertrag raus zu kommen, als für die Erfüllung der abgemachten Ziele.
Es ist ein Balanceakt, zu entscheiden, wann ist der richtige Moment auf die einzelnen Projektteilnehmer einzugehen und Rücksicht zu nehmen und wann sollten Sie Härte zeigen. Diese Kunst unterscheidet den sehr guten Projektleiter vom guten Projektleiter.
Besser ist es aber, wenn Sie nicht in schwierige Situation geraten. Um diese zu umschiffen und direkt auf den Projekterfolg zuzusteuern, hilft es Ihnen, wenn Sie erkennen, auf welchem Kanal die Projektteilnehmer miteinander sprechen (Transaktionsanalyse), von welchen Denkmustern sie geleitet werden und was ihnen bei Abmachungen wichtig ist.
Teil 1: Der Kunde ist König und warum Projekte scheitern
Teil 2: Alphatiere bringen noch jedes Projekt zu Fall
Teil 3: Frauen im Projekt – warum nicht?
